Sa jasnim vremenskim okvirom, budžetom i motivima, angažujte naš tim ljudi sa pravim veštinama koji će vam pomoći u preseljenju vaše kancelarije. Izaberite nekoliko metodičnih višestrukih zadataka i počnite da delegirate zadatke, pratite vremenske okvire i planirajte veliki dan.

Kontrolne liste selidba kancelarija

Sa ovako velikim projektom, za očekivati je da će se mnogo zadataka obavljati istovremeno, tako da ove kontrolne liste nisu raspoređene po nekom strogom redosledu.

Kontrolna lista zahteva za lokaciju

Pre nego što se odlučite za određeni poslovni blok ili poslovni centar, pažljivo razmislite o lokaciji.

Da li je ovo lokacija selidba firme:

• Lako za klijente da pronađu.
• Dostupan javnim prevozom.
• Blizina lokalnih sadržaja.
• Centralno i dostupno zaposlenima.
• Ima li dovoljno parkinga na raspolaganju.

Kontrolna lista internih komunikacija

• Sprečite iznenađenja i kašnjenja tako što ćete održavati svoj tim u toku sa rasporedom projekta.
• Potvrdite datum preseljenja i promenu adrese sa svim zaposlenima.
• Dajte zvanično obaveštenje i raskinite svoj zakup sa trenutnim menadžerom imovine.
• Ukratko navedite pojedinačna odeljenja, kao što je IT, sa njihovim odgovornostima i zahtevima za taj dan.

Kontrolna lista za spoljne komunikacije

• Napravite listu kontakata za dobavljače, pružaoce usluga, klijente, profesionalne organizacije, vašeg provajdera internet usluga, finansijske institucije, osiguravajuća društva, dobavljače hrane i pića i sve druge na koje će vaše preseljenje uticati.
• Obavestite sve spoljne strane na vašoj listi kontakata o vašem predstojećem preseljenju.
• Kontaktirajte Jeftine selidbe Beograd za savet i rezervisanje dana selidbe.

Kontrolna lista budžeta za preseljenje kancelarije

Ovo su stvari koje će vam trebati da biste počeli da dobijate procene troškova selidba kancelarija od različitih, renomiranih dobavljača usluga:

• Troškovi zauzimanja (ovo će pokriti troškove kao što su iznajmljivanje, parking, obezbeđenje, usluge čišćenja, struja i održavanje).
• IT preseljenje.
• Telekom instalacije.
• Naknade za osiguranje.
• Honorari agenta za nekretnine i advokata.
• Dizajn i ugradnja novog kancelarijskog nameštaja.
• Troškovi signalizacije za novu lokaciju.
• Troškovi uklanjanja smeća.
• Troškovi ažuriranja poslovne adrese na vašoj veb lokaciji, kancelarijskog materijala i potpisa e-pošte.
• Montaža grejanja i klimatizacije.
• Instalacija generatora.
• Troškovi vraćanja vaše stare kancelarije u prethodno stanje
• Troškovi skladištenja nameštaja i resursa tokom selidbe ili troškovi zakupa koji se preklapaju tokom selidbe.
• Budžet za nepredviđene situacije, dodatnih 20% u slučaju promene rasporeda ili neočekivanih događaja.

Kontrolna lista pre selidba kancelarija

• Oslobodite se nepotrebnog nereda, pokvarenog nameštaja stare opreme umesto da je nosite sa sobom.
• Organizujte nove internet i telefonske veze koje će biti postavljene u vašoj novoj kancelariji unapred kako bi osoblje moglo da nastavi sa normalnim radom što je pre moguće.
• Razgovarajte o vašim IT potrebama i koordinirajte prelazak u novu kancelariju sa svojim IT stručnjakom kako biste osigurali da vaša mreža funkcioniše što je brže moguće nakon preseljenja.
• Procenite bezbednosne potrebe vaše nove kancelarije, uverite se da će nove isporuke biti bezbedne i bezbedne.
• Napravite detaljnu listu problema vaših novih prostorija i prijavite svu postojeću štetu agentu za nekretnine.

Kontrolna lista za logistiku

• Napravite detaljan inventar vaše postojeće kancelarijske opreme i nameštaja; svaka stavka treba da bude označena podacima o odeljenju i korisniku na koje će se kasnije obratiti.
• Napravite detaljan tlocrt za vaš novi poslovni prostor da vidite kako će se vaš nameštaj i oprema uklopiti u novi prostor.
• Kontaktirajte svog dobavljača kancelarijskog nameštaja da dogovorite isporuku dodatnog nameštaja u novu kancelariju nakon što se uselite.
• Savetujte osoblju da ukloni svoje lične uređaje i stvari i odnese ih u novu kancelariju na dan preseljenja.
• Dodelite određeni nameštaj određenim prostorijama, prostorima ili kancelarijama u novom kancelarijskom prostoru da biste uštedeli vreme tokom dana selidbe.
• Dodijelite timsko osoblje za čišćenje ili uslugu čišćenja kako biste osigurali da su obje kancelarije čiste po dolasku i nakon odlaska.
• Uverite se da svo osoblje i selidbe imaju bezbednosni pristup novim prostorijama.
• Uverite se da svaki tim ili odeljenje ima jasan plan selidbe sa individualnim odgovornostima, osnovnim informacijama u vezi sa lokacijom nove kancelarije i brojevima za hitne slučajeve.
• Dodijelite članove tima da nadgledaju kako ide selidba kancelarija i osoblje na obje lokacije na dan selidbe.
• Smeštanje u kontrolnu listu
• Pre svega, uverite se da su sve osnovne usluge u funkciji (telefoni, internet, voda, struja) kako bi se rad mogao što pre nastaviti.
• Ažurirajte adresu svoje kancelarije na svojoj veb lokaciji.
• Napravite listu telefona sa brojevima lokala za svakog korisnika telefona.
• Obratite se svom brokeru i uverite se da je vaše osiguranje prebačeno.
• Uverite se da je depozit za vaše stare prostorije vraćen.
• Vratite ključ-karte i propusnice u stare prostorije.
• Distribuirajte nove ključ-kartice i propusnice osoblju.
• Pošaljite e-poruku svojim klijentima da ih podsetite na vašu promenu lokacije.

Verovatno je sigurno reći da bi ova zgodna mala lista za proveru trebalo da vam pomogne na putu do uspešnom selidba kancelarija, selidba firme. Za bilo kakav dodatni savet ili da biste dobili ponudu za preseljenje, kontaktirajte nas.